Papier macht produktiver
Für mehr Produktivität im Büro genügt es, einfach mal wieder Stift und Papier zur Hand zu nehmen
Nach den Feiertagen hat der Alltag uns wieder und die To-Do-Liste ist wieder um einiges Dinge angewachsen, die es nun zu erledigen gilt. Wie können Sie also Ihre Produktivität steigern und gleichzeitig sicherstellen, dass alles mit der richtigen Sorgfalt und Aufmerksamkeit erledigt wird? Wenn Sie in einem Büro arbeiten, könnte Papier Ihnen dabei behilflich sein.
Digitale Überlastung
Es besteht kaum noch Zweifel daran, dass in einem durchschnittlichen Büro heutzutage mit digitaler Technologie gearbeitet wird. Alles, von der Kommunikation über Präsentationen bis hin zur Bestellannahme für den Kaffeelieferservice, läuft digital. Doch während sie viele alltägliche Prozesse effizienter macht, kann sie sich nachteilig auf die Produktivität auswirken. Sieben Stunden am Tag auf Bildschirme zu starren, kann zu einer digitalen Ermüdung führen, die scheinbar einfache Aufgaben sehr viel schwieriger macht und viel länger dauert.
Eine neue Umfrage hat ergeben, dass mehr als die Hälfte der Bürofachleute unter digitaler Überlastung leiden. 62% sagen, dass digitale Werkzeuge ihre Teams in Besprechungen unkonzentriert und ineffizient machen. Die Umfrage mit dem Titel „Workplace Productivity Report” ergab auch, dass mehr als die Hälfte der Befragten der Meinung ist, dass die Bildschirmüberlastung sie weniger produktiv macht.
„96 % der Büroangestellten arbeiten lieber mit Papierkopien von Informationen als mit der digitalen Version”.
Auf die Frage nach dem Einsatz von Papier am Arbeitsplatz gaben 60 % der Befragten an, dass sie Papier gezielt einsetzen, um ihre Produktivität zu steigern, während 96 % lieber mit Papierkopien von Informationen als mit der digitalen Version arbeiten. Der Bericht kam zu dem Schluss, dass die Arbeitnehmer ein ausgewogenes Verhältnis zwischen analoger und digitaler Arbeit im Büro benötigen, um sich auf die Arbeit konzentrieren und die Produktivität steigern zu können.
„Es steht außer Frage, dass die Digitalisierung den Arbeitsplatz in vielerlei Hinsicht effizienter gemacht hat”, erklärt Produktivitätsexperte Holland Haiis. „Aber während sie uns dabei geholfen haben, mehr zu erreichen, als wir uns jemals vorgestellt haben, ist uns auch klar, dass es Zeit für ein technologische Ausgewogenheit ist.
Sich mit Papier beschäftigen
Die Produktivitätssteigerung durch die Arbeit mit Papier hat die gleichen neurologischen Gründe wie das Verständnis für ein gedrucktes Lehrbuch. Beim Lesen vom Bildschirm neigt der Verstand dazu, zu überfliegen und nur ausgewählte Wörter und Sätze herauszupicken, um ein schnelles Verständnis des Themas auf Oberflächenebene zu erhalten. Aber beim Lesen in gedruckter Form wird der Verstand voll beschäftigt, nimmt jedes Wort auf und erhält einen tieferen Einblick in die Informationen.
Dieser tiefgehende Denkprozess erstreckt sich auch auf das Schreiben auf Papier, wobei der physische Prozess den Geist weiter konzentriert und es ihm ermöglicht, sich stärker auf die Aufgabe einzulassen, die Bindung zu verbessern und schneller Lösungen zu finden. Aus diesem Grund notieren 51 % der Büroangestellten ihre Ideen immer noch in einem Notizbuch und 63 % ziehen es vor, Papier zu verwenden, um mit Kollegen zusammenzuarbeiten und Kreativität zu wecken.
Fünf Schritte zur Papierproduktivität:
Wie können Sie also Papier verwenden, um mehr im Büro zu erledigen? Hier sind fünf der besten Möglichkeiten:
1. Erstellen Sie eine tägliche To-Do-Liste
Wenn Sie den Tag beginnen, gehen Sie nicht direkt in den E-Mail-Posteingang. Eine Masse an ungeöffneten Nachrichten zu sehen, ist der erste Schritt zur digitalen Überlastung. Schreiben Sie stattdessen die drei wichtigsten Prioritäten auf, die Sie für den Tag haben, um Ihren Geist zu konzentrieren und Energie zu tanken.
2. Nehmen Sie ein Notizbuch mit zu Besprechungen
Besprechungen können durch Geräte, die Aufmerksamkeit aller an verschiedenen Orten und niemandem, der sich auf das Thema konzentriert, ruiniert werden. Schnappen Sie sich also ein Flipchart und schaffen Sie eine technologiefreie Zone, in der die Notizen auf Papier und nicht auf dem Laptop gemacht werden. Die Leute werden engagierter sein, die Aufgaben werden erinnert und, was wichtig ist, die Besprechungen werden kürzer sein.
3. Verwenden Sie Haftnotizen für das Gesamtbild
Bei großen Projekten ist es unmöglich, sich auf einer Leinwand einen Überblick über alle Aspekte zu verschaffen. Ständig zwischen verschiedenen Seiten und Formaten zu springen, überfordert das Gehirn und niemand kann das große Bild sehen. Schreiben Sie stattdessen jeden Aspekt des Projekts auf Zettel und heften Sie ihn an eine große Wand, um ein tieferes Verständnis der Arbeit zu erhalten.
4. Verwenden Sie ein traditionelles Arbeitstagebuch
Das gute alte Papierarbeitstagebuch ist wichtig für die Planung Ihrer Zeit und die Einhaltung Ihrer Verpflichtungen. Allein das Schreiben eines Eintrags hilft, diese Informationen zu behalten und darüber nachzudenken, was Sie für den Termin benötigen.
5. Bereiten Sie sich auf Präsentationen auf Papier vor
Während PowerPoint bei den meisten Präsentationen erwartet wird, wird Ihnen das Schreiben Ihrer Notizen auf Papier ein tieferes Verständnis Ihrer Rede ermöglichen und Ihnen helfen, sich an mehr davon zu erinnern. Ihre Notizen bieten außerdem praktische Hinweise während des Vortrags selbst und einen guten Plan B, falls die Technologie versagt.
– Weitere Informationen über den Workplace Productivity Report finden Sie unter www.howlifeunfolds.com/workplace-productivity-report